Leistungsbeschreibung

Leistungsbeschreibung Zeitkommando

Tarifstaffel und Abrechnungswahl: Der Standardpreis richtet sich nach der Anzahl der im Mandanten verwalteten Mitarbeiter. Bei regulärer Online-Bestellung kann monatliche oder jährliche Abrechnung gewählt werden. Die Jahrespreise entsprechen jeweils zehn Monatsraten für zwölf Monate Nutzung.

Gemäß § 19 UStG wird für diese Leistung keine Umsatzsteuer berechnet.

1. Produkt

Zeitkommando ist eine cloudbasierte B2B-Software zur Organisation von Personal, Einsätzen, Schichten, Arbeitszeiten, Nachweisen, Material und Inventar sowie Abrechnung. Zum Produkt gehören die Web-Anwendung, die Windows-Firmenanwendung, die bereitgestellte native Android-Mitarbeiter-App, die installierbare Progressive Web App (PWA) für unterstützte Browser und Mobilgeräte, insbesondere iPhone und iPad, sowie die eigenständige Material-App für Android und die Material-Anwendung für Windows. Alle regulären Tarifstufen enthalten den jeweils produktiv bereitgestellten Funktionsumfang; der Standardpreis richtet sich nach der Teamgröße. Für bereits bestehende Firmen oder ausdrücklich individuell geschlossene Vereinbarungen können abweichende Sonderkonditionen vereinbart und in der jeweiligen Vertragszusammenfassung dokumentiert werden. Sonderentwicklungen, individuelle Schnittstellen, kundenspezifische Migrationen oder Vor-Ort-Leistungen sind nur geschuldet, wenn sie ausdrücklich zusätzlich vereinbart wurden.

2. Funktionsumfang

• Schicht- und Einsatzplanung mit Kalender-, Wochen- und Listenansicht sowie Anlage, Bearbeitung und Besetzung von Einsätzen; berechtigte Leitungsrollen können Einsätze im Webportal, in der Android-App und in der PWA kontrolliert löschen
• interne und externe Personenzuweisungen, Einsatzleitung, Platzkontingente, Schichtbewerbungen und kontrollierter Schichttausch; die Bewerbung auf offene, dafür freigegebene Schichten ist als Selbstbedienungsfunktion für jedes aktive Benutzerkonto verfügbar und nicht an das Recht zur Kalenderverwaltung gekoppelt
• Zeiterfassung/Stempeluhr einschließlich Ein- und Ausstempeln, Pausen, optionaler Einsatzzuordnung und standortübergreifenden persönlichen Stundenzetteln
• Tablet-/Kioskmodus für feste Objekte, in dem mehrere Mitarbeitende ein gemeinsames autorisiertes Android-Gerät mit persönlicher PIN zur Zeiterfassung nutzen können
• schichtlose freie Objektstempelungen, die minutengenau erfasst und dem persönlichen Stundenzettel sowie objektbezogenen Auswertungen zugeordnet werden
• einsatzbezogener Check-in über manuelle Stempelung sowie – sofern konfiguriert – feste QR-Codes oder NFC-Punkte und optionale GPS-Standortprüfung; die Verfügbarkeit einzelner Scan-/NFC-Funktionen richtet sich nach Gerät, Browser und Betriebssystem
• laufende Stempelzeiten, administrative Zeitkorrekturen, Zeitabweichungen und Managerfreigaben einschließlich Bestätigerprotokoll
• eigenständige objektbezogene Arbeitsnachweise mit Datum, Dienstleistung, Dienstbeginn, Pause, Dienstende, berechneter Gesamtzeit sowie EL- und Kundenunterschrift; Beschäftigte erstellen Nachweise für eigene zugewiesene Einsätze; ab Einsatzleiter können berechtigte aktive Benutzer zusätzlich freie Nachweise ohne Einsatzbezug mit einem aktiven Objekt der eigenen Firma und einem Datum erstellen, diese Nachweiszeiten werden nicht automatisch aus der Stempeluhr übernommen
• objektbezogene Ablage der Arbeitsnachweise mit Offline-First-Sicherung: vollständig unterschriebene Nachweise können in der Android-App mit Android Keystore/AES-GCM und in der PWA benutzer- und mandantengetrennt mit WebCrypto/AES-GCM lokal verschlüsselt zwischengespeichert und anschließend idempotent synchronisiert werden; lokale mobile Kopien unterliegen zusätzlich der vorgesehenen 30-Tage-Bereinigung, ohne den synchronisierten Serverbestand zu löschen
• manuelle Synchronisierung mit sichtbarem Status sowie PDF-/Druckausgabe für Arbeitsnachweise; Android unterstützt direktes Teilen/Drucken, die PWA verwendet hierfür die Funktionen des jeweiligen Browsers
• kundenfähiger Objekt-Monatsnachweis, in dem synchronisierte Arbeitsnachweise chronologisch beim jeweiligen Objekt und Monat untereinander ausgegeben werden; Stempelzeiten sind hiervon getrennt
• persönliche Stundenzettel mit Brutto-, Netto- und Pausenzeiten, Vergütungsdaten, Soll-/Ist-Zeit und fortlaufendem Überstundenkonto; eine digitale Unterschrift des Monatsstundenzettels gehört nicht zum aktuellen Funktionsumfang
• Material- und Inventarverwaltung: eigenständiger Produktbereich mit Material-Dashboard, Kategorien, hierarchischen Lagerorten, Artikeln, lagerbezogenen Beständen, Mindestbeständen und Nachbestellmengen, Bestandsbewegungen sowie getrennten Rechten für Ansicht, Stammdaten, Bestand, Ausgabe, Inventur, Reservierungen, Wartung und Audit
• Arbeitsmittel und Einzelinventar: Verbrauchsmaterial, wiederverwendbare Arbeitsmittel und serialisierte Geräte mit Inventar-/Seriennummer, QR-/Barcode-Erkennung, Status und Lagerort; Umlagerungen und Bestandskorrekturen werden als Materialbewegungen dokumentiert
• Materialausgabe und Rückgabe: Reservierung und Ausgabe an Mitarbeiter, Objekt oder Einsatz, vollständige beziehungsweise bei mengenbasierten wiederverwendbaren Artikeln teilweise Rückgabe, Rückgabelager und Zustandsangabe sowie persönliche Materialzuordnungen
• Materialübergaben: getrennte Empfänger- und Herausgeberbestätigung über Ausgabegerät, PC/Signaturpad oder Mitarbeiter-App; nach Abschluss wird ein privater PDF-Materialbeleg mit Material-Snapshot und Nachweisdaten erzeugt, persönliche Belege sind für berechtigte Beteiligte in der Mitarbeiter-App abrufbar
• Inventur, Wartung und Prüfung: lagerbezogene Soll-/Ist-Inventur für Mengenbestände und serialisierte Geräte sowie Prüfungs-, Wartungs-, Reparatur-, Defekt- und Aussonderungsvorgänge für Einzelinventar
• Beschaffung und Wareneingang: soweit für den jeweiligen betrieblichen beziehungsweise branchenspezifischen Materialbereich aktiviert, Verwaltung von Lieferanten, Bestellungen mit mehreren Positionen, Basiseinheiten und mehrstufigen Gebinden sowie dokumentierten Wareneingängen
• Chargen, MHD und FEFO: soweit für den jeweiligen Warenprozess aktiviert, chargenbezogene Bestandsführung mit Mindesthaltbarkeitsdatum, FEFO-orientierter Bestandsauswahl, chargenbezogener Inventur sowie dokumentierten Verlusten durch Schwund, Bruch, Verderb oder Abschrift
• HACCP- und Temperaturkontrollen: soweit für den jeweiligen Betrieb aktiviert, dokumentierbare Kontrollpunkte, Temperaturwerte, Abweichungen, Maßnahmen und Verlauf; die konkrete fachliche und rechtliche Nutzung dieser Funktionen liegt in der Verantwortung des Kunden
• erfasste Stempelzeiten, manuelle Arbeitszeitnachbuchung und -korrektur, Einsatzzuordnung sowie interne Auswertungen nach Objekt, Mitarbeiter und Arbeitsstunden
• Mitarbeiterverwaltung mit Rollen- und Rechtekonzept, administrativ geschützten Personalnummern, Qualifikationen mit Gültigkeitsangaben und geschützter digitaler Personalakte; als Dokumentart ist unter anderem Dienstanweisung auswählbar, ein eigener Titel ist nur bei der Dokumentart „Sonstiges“ verpflichtend; mobile Oberflächen zeigen Kontakte in geeigneter Darstellung und können hinterlegte Mobilnummern über die vom Gerät unterstützte Telefonfunktion öffnen
• mitarbeiterbezogene Vergütungsmodelle (Stundenlohn oder Festgehalt), Sollstunden, bezahlte Pausen, Überstunden-Eröffnungsstände und Lohngruppen
• Abwesenheiten für Urlaub, Frei sowie bezahlte oder unbezahlte Krankheit einschließlich Urlaubskonto und Freigabeprozess
• private 1:1-Nachrichtenverläufe im Webportal, in der Android-App und in der PWA; Mitarbeitende können auf empfangene Nachrichten antworten, Leitungsrollen können Gespräche starten und im Verlauf antworten. Einzelne Nachrichten oder ganze Gesprächsverläufe können über „Für mich löschen“ aus der jeweiligen Benutzer-/Leitungsansicht ausgeblendet werden; die Gegenansicht wird dadurch nicht automatisch gelöscht. Zusätzlich stehen Supporttickets zur Verfügung.
• Wachbuch: Einsatznotizen und Vorfallsberichte zu berechtigten Einsätzen; nachträgliche Bearbeitung ab Einsatzleitung nur mit Änderungsgrund und neuer Unterschrift, dokumentierter Revisionshistorie sowie protokollierter Löschung ab Managerrolle
• Private Sprachnotizen: persönlicher Audioentwurf zu einem Einsatz, ausschließlich für den Ersteller abrufbar; der Ersteller kann ihn löschen oder durch eine schriftliche Einsatznotiz ersetzen, wobei nach erfolgreicher Überführung die Löschung des Audioentwurfs veranlasst und ein vorübergehend fehlgeschlagener physischer Löschvorgang sicher nachgeholt wird
• Vorfallsberichte: gezeichnete Unterschrift bei Erstellung; kontextabhängige Felder für Information der vorgesetzten Person, verletzte Personen, Polizei, Strafanzeige und Aktenzeichen; bei nachträglichen Änderungen bleiben Originalstand und Änderungsverlauf nachvollziehbar
• Dienstanweisungen: Leitung und Administration können eine Dienstanweisung in einem vereinfachten Generator frei erstellen oder ein bestehendes PDF hochladen. Bei frei erstellten Dokumenten kann ein professioneller Firmenbriefkopf mit Firmendaten, Firmenlogo und optionaler Zusatzzeile verwendet werden. Bei Fremd-PDFs werden Unterschriftenseite und Position des Unterschriftenfelds visuell festgelegt. Anweisungen können aktiven Beschäftigten zugewiesen, im Bearbeitungsstand verfolgt und im Generator wieder gelöscht werden; bereits unterschriebene, der Personalakte zugeordnete Fassungen bleiben dabei als Nachweis erhalten. Zugewiesene Beschäftigte können das Original in der Android-App sowie in der PWA auf iPhone, iPad und anderen unterstützten Browsergeräten sicher lesen und mit Ort, Datum und handschriftlicher Unterschrift unterzeichnen. Die PWA zeigt vor dem Absenden eine Unterschriftsvorschau und verarbeitet PDFs mit lokal ausgelieferten Bibliotheken ohne externen PDF-Dienst; die signierte Fassung wird anschließend serverseitig ausschließlich der digitalen Personalakte des authentifizierten Unterzeichners als Dokumentart „Dienstanweisung“ zugeordnet.
• Gerätebenachrichtigungen: Die native Android-App kann angemeldete Benutzer über neue Nachrichten, offene oder zugewiesene Schichten, Dienstanweisungen und weitere persönliche Ereignisse informieren. Für Sofortbenachrichtigungen wird Firebase Cloud Messaging (FCM) eingesetzt; ein authentifizierter 15-Minuten-Abruf bleibt als Ausfall-Fallback bestehen. Für die Zustellung werden ein gerätebezogener FCM-Token sowie die erforderlichen Benachrichtigungsdaten wie Ereignisart, Titel/Kurztext, Zielansicht und technische Referenz-IDs an FCM übermittelt. Der FCM-Token wird auf dem Zeitkommando-Server verschlüsselt gespeichert.
• Firmen- und Objektverwaltung einschließlich Firmenlogo, E-Mail-Einstellungen, Pausenregeln, QR-/NFC-Punkten sowie Nacht-, Sonntags- und Feiertagszulagen
• Datenschutz- und Aufbewahrungseinstellungen, Dokumentation von Datenschutzanfragen und Datenschutzvorfällen sowie Änderungsprotokolle
• private, authentifizierte Auslieferung von Mitarbeiter-Profilbildern statt direkter öffentlicher Dateipfade
• TOTP-Zwei-Faktor-Schutz und zusätzliches IP-basiertes Login-Rate-Limiting für die zentrale Plattformadministration
• verschlüsselte Android-Sitzungsdaten, serverseitig gehashte Access-/Refresh-Token sowie PWA-Sitzungen mit serverseitiger Tokenhaltung hinter einem Same-Origin-Gateway, Secure/HttpOnly/SameSite-Session-Cookie und CSRF-Schutz
• versionierter Application-Keyring mit vorbereitetem Werkzeug für kontrollierte Schlüsselrotation und verifizierte Neuverschlüsselung technischer Geheimnisse
• datensparsame Monitoring-/Systemereignisse, Release-Prüfsummen sowie automatisierte Prüfwerkzeuge für Mandantentrennung, Parallelverarbeitung, Secret-/Release-Scanning und Wiederherstellung
• unveränderliches Masterprotokoll mit verschlüsselten Archivdateien und administrativer Freigabe für geschützte Protokollarchive
• optional nutzbare administrative Lohnvorbereitung mit DATEV-Export für LODAS und Lohn und Gehalt der im System freigegebenen Abrechnungsdaten; DATEV ist keine Voraussetzung für die Nutzung von Zeitkommando und kann je Mandant ungenutzt bleiben
• Kundenverwaltung und Ausgangsrechnungen aus einzelnen Schichten, Objekt-Zeiträumen oder manuellen Positionen einschließlich Doppelabrechnungsschutz
• Rechnungsvorlagen mit Firmenlogo oder A4-Briefbogen, A4-PDF, fortlaufenden Rechnungsnummern sowie 0 %, 7 % und 19 % Umsatzsteuer und Kleinunternehmermodus
• mandantenbezogene Buchhaltungsschnittstellen zu sevDesk und Lexware Office für die Übertragung finalisierter Rechnungen
• responsive Web-Anwendung, Windows-Firmenanwendung, native Android-Mitarbeiter-App und installierbare PWA für unterstützte iPhone-/iPad- und Desktop-Browser mit rollenabhängigen Arbeitsbereichen; zusätzlich stehen eine eigenständige Android-Material-App und eine eigene Windows-Material-Anwendung für Material- und Inventarabläufe bereit; Android nutzt native biometrische Freigabe, die PWA kann für einen optionalen lokalen Geräteschutz den Plattform-Authenticator über WebAuthn verwenden

3. Mandant und Tarifstaffel

Der Tarif gilt für eine Kundenfirma als einen Mandanten. Alle regulären Tarifstufen enthalten den vollständigen produktiv bereitgestellten Funktionsumfang; die veröffentlichten Standardpreise unterscheiden sich nach der Anzahl der im Mandanten verwalteten Mitarbeiter. Individuell vereinbarte Sonderkonditionen bleiben hiervon unberührt und sind nur maßgeblich, wenn sie ausdrücklich in der zugeordneten Vertragszusammenfassung dokumentiert sind. Überschreitet der Mandant dauerhaft die Mitarbeitergrenze seiner Tarifstufe, ist die Tarifstufe für den folgenden Abrechnungszeitraum anzupassen, soweit die individuelle Vereinbarung nichts Abweichendes regelt. Eine Nutzung für rechtlich unabhängige Dritte, Weitervermietung oder Unterlizenzierung ist nicht umfasst.

4. Datenarchitektur, Datenschutz und Sicherheit

Jeder produktive Kundenmandant wird einer eigenen operativen MySQL-Datenbank zugeordnet. Eine zentrale Plattformdatenbank enthält nur die für Mandantenzuordnung, Bestellung, Abrechnung, Support und Plattformverwaltung erforderlichen Informationen. Geschützte Personalunterlagen, Profilbilder und private Wachbuch-Audioentwürfe werden in nicht öffentlich erreichbaren, mandantenbezogenen Bereichen abgelegt und nur über authentifizierte bzw. berechtigungsgeprüfte Zugriffe ausgeliefert.

Zeitkommando ist technisch und organisatorisch auf einen DSGVO-konformen Betrieb ausgelegt. Dazu gehören insbesondere Mandantentrennung, Rollen- und Rechtekontrollen, Verschlüsselung sensibler mobiler Daten, geschützte Dateiauslieferung, Protokollierung, Backup-/Restore-Vorkehrungen sowie AVV und dokumentierte TOM. Die konkrete betriebliche Nutzung einzelner Funktionen – insbesondere GPS-Standortprüfung sowie die Erfassung von Beschäftigten- und Vorfallsdaten – richtet sich nach den Rechtsgrundlagen, Informationspflichten und betrieblichen Voraussetzungen des Kunden.

5. Technische Voraussetzungen

Für die Nutzung sind ein aktueller Webbrowser, die bereitgestellte Android-Anwendung oder ein von der PWA unterstützter Browser, Internetzugang und eine gültige Benutzerberechtigung erforderlich. Die PWA kann auf unterstützten iPhone-/iPad-Browsern zum Home-Bildschirm hinzugefügt werden. Einzelne gerätebezogene Funktionen hängen von Gerät, Browser, Betriebssystem, Sensoren/Funkfunktionen und den notwendigen Benutzerfreigaben ab. Die konkrete Geräte-, Netzwerk- und Browserumgebung des Kunden liegt außerhalb des Verantwortungsbereichs des Anbieters.

6. Weiterentwicklung

Das Produkt wird fortlaufend weiterentwickelt. Funktionen dürfen aus sachlichen, technischen, sicherheitsbezogenen oder rechtlichen Gründen angepasst werden, solange die wesentliche Nutzbarkeit des gebuchten Funktionsumfangs nicht ohne sachlichen Grund erheblich beeinträchtigt wird.